Wie KI automatisch passende Produkte zu Anfragen vorschlägt

19. Dezember 2023


Die passenden Produkte aus dem eigenen Portfolio zu eingehenden Anfragen oder Ausschreibungen herauszusuchen, ist einer der aufwendigsten Schritte im Angebotsprozess bei Baustoffherstellern. Manchmal sind nicht die unternehmenseigenen Produkte, sondern Fremdfabrikate genannt – oder die Ausschreibung ist produktneutral. Trotzdem lässt sich der Prozess mittels KI automatisieren. Aber wie geht das genau?

Die Technologie dahinter

Verarbeitung von Dokumenten mittels KI

Mittels Natural Language Processing, einem Teilbereich der künstlichen Intelligenz, lassen sich aus Dokumenten jeglicher Länge und Komplexität strukturierte Informationen extrahieren. Die KI erkennt dabei unabhängig vom Aufbau und Format der Dokumente die relevanten Textbausteine und Passagen. Sie kann diese wiederum im Kontext analysieren und so „verstehen“. Im Ergebnis bedeutet das, dass die KI auf menschlichem Niveau liest und Informationen aus Texten nicht nur extrahieren, sondern auch miteinander abgleichen kann.

Automatisierung des Angebotswesens

KI im Einsatz bei der Bearbeitung von Anfragen und Ausschreibungen

Leistungsverzeichnis

Um das richtige Produkt zu einer Anfrage oder Ausschreibung vorschlagen zu können, analysiert die KI zunächst die eingegangenen Dokumente (egal ob PDF, GAEB-Datei oder E-Mail) und identifiziert die relevanten Positionen. Im Anschluss werden die Daten mit den Produktstammdaten abgeglichen.

Je nachdem, welche Angaben genau in der Anfrage bzw. Ausschreibung vorhanden, wird hierbei unterschiedlich verfahren.

Fall 1: Das eigene Produkt wird genannt

Wird im Text – unabhängig vom Aufbau – das Produkt des eigenen Unternehmens explizit genannt, ist es für die KI am einfachsten. Nach der Erkennung des Fabrikats im Text kann leicht das richtige Produkt aus dem Portfolio gefunden werden. In diesen Fällen wird oft auch bereits der Bestellschlüssel in der Anfrage genannt. Das „Matching“ ist also vergleichsweise einfach.

Fall 2: Ein Fremdfabrikat wird genannt

Damit die KI bei Nennung eines Fremdfabrikates in der Ausschreibung das passende Produkt vorschlagen kann, gibt es die Möglichkeit „Übersetzungstabellen“ zu nutzen. Da es jedoch häufig keine 1:1 gleichen Produkte im Portfolio gibt, bietet es sich an, hier ebenfalls die Produkteigenschaften als Informationsbasis zu nutzen, genau wie bei produktneutralen Anfragen.

Fall 3: Die Anfrage oder Ausschreibung ist produktneutral formuliert

Um passende Artikel für produktneutrale Ausschreibungen zu identifizieren, nutzt die KI die Produkteigenschaften z.B. Abmessungen, Feuerwiderstandsklasse oder gewünschte Farbe. Die KI erkennt die Spezifikationen im Text und durchsucht im Anschluss automatisch die Produktstammdaten nach Artikeln, die in möglichst vielen Eigenschaften mit der Ausschreibung übereinstimmen.

Produkt-Spezifikations-Abgleich

Diese können in einer priorisierten Liste mit "Übereinstimmungsgrad" angezeigt werden. So können Mitarbeiter:innen z.B. bei uneindeutigen Ausschreibungstexten aus einer Liste an passenden Materialien auswählen.

Guide: Automatisierung der Angebotserstellung mit künstlicher Intelligenz

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