Zeitintensive Angebotserstellung: Was können Unternehmen tun?

30. Januar 2024


Die Bearbeitung von Ausschreibungen stellt Baustoffhersteller und -händler vor erhebliche zeitliche Herausforderungen. Im Durchschnitt benötigen Unternehmen in der Branche zwischen 30 und 120 Minuten, um eine einzige Ausschreibung zu bearbeiten. Angesichts mehrerer tausend Angebotsanfragen pro Jahr wird schnell deutlich, dass hier ein enormer Zeitaufwand entsteht.

Simpel und einfach gibt es quasi nicht

In kaum einer anderen Branche gestaltet sich die Angebotserstellung so aufwendig wie bei Bauzulieferern. Das liegt an der zugrundeliegenden Struktur des Prozesses.

Die größten Herausforderungen:

1. Umfangreiche Leistungsverzeichnisse

Die Bauwirtschaft ist geprägt von detaillierten Ausschreibungen, die eine genaue Kalkulation erfordern. Der hohe Detailgrad ist notwendig, um präzise Angebote zu erstellen, führen jedoch zu einem hohen Zeitaufwand.

2. Vielfältige Ausschreibungstexte

Die Vielzahl an Planern und eingesetzter Planungssoftware, zusammen mit mehreren Anbietern pro Produktgruppe, führt zu einer großen Bandbreite an Ausschreibungstexten. Dies erschwert die Standardisierung und schnelle Bearbeitung von Angeboten.

3. Hohe Anzahl an Anfragen

Niedrige Margen im Bauwesen führen dazu, dass viele Projekte individuell ausgeschrieben werden. Dies resultiert in einer hohen Anzahl an Anfragen, die bei Händlern und Herstellern ankommen.

Klassische Ansätze sind weder nachhaltig noch skalierbar

Naheliegende Maßnahmen ergreifen ist ein erster guter Schritt, jedoch sind sie oft aufwendig und bieten nur teilweise Lösungen.

Klassische Lösungsansätze für effizientere Angebotserstellung:

Mehr Mitarbeiter:innen einstellen

Eine Möglichkeit, den Arbeitsaufwand zu bewältigen, besteht darin, mehr Mitarbeiter:innen einzustellen. Allerdings ist dies nicht nur kostspielig, sondern auch nicht nachhaltig skalierbar.

Maschinenlesbare Formate wie GAEB verwenden

Die Integration maschinenlesbarer Formate wie GAEB (Gemeinsame Ausschreibungs- und Vergabebedingungen) kann die Effizienz steigern. Jedoch wird dadurch der Hauptaufwand - die Zuordnung passender Produkte zu Ausschreibungspositionen - nicht reduziert.

Eigene Produkte besser bei Planern positionieren

Eine bessere strategische Positionierung der Produkte bei Planern vereinfacht den Angebotsprozess. Dennoch vereinfacht dies den Angebotsprozess nur zum Teil.

KI als Motor für Effizienzsteigerung

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) hat nicht nur das Potenzial, sondern bereits begonnen, das Angebotswesen bei Baustoffherstellern und -händlern zu revolutionieren. KI-Technologien bieten innovative Lösungen, um die Effizienz im Angebotsprozess erheblich zu steigern.

Klassische Lösungsansätze für effizientere Angebotserstellung:

1. Auslesen von PDF-Leistungsverzeichnissen

Eine zentrale Herausforderung im Angebotsprozess besteht im Lesen und Extrahieren von Informationen aus PDF-Leistungsverzeichnissen, denn nicht alle Kunden senden GAEB-Dateien. KI-basierte Systeme können hierbei effizient eingesetzt werden. Sie verarbeiten die Dokumente, extrahieren automatisch relevante Daten wie Positionsnummer, Positionstext und angefragte Menge. Dies minimiert den Bedarf an manueller Dateneingabe erheblich und beschleunigt den gesamten Prozess.

2. Erkennung relevanter Ausschreibungspositionen

Mitarbeiter:innen im Angebotswesen müssen oft die für sie relevanten Positionen in Ausschreibungen mit hunderten Seiten identifizieren – ein aufwendiger und fehleranfälliger Prozess. KI-Systeme nutzen Mustererkennung, um relevante Positionen effizient zu identifizieren. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Vorschlag passender Produkte und Konfigurationen

Die Auswahl geeigneter Produkte zu den Ausschreibungstexten ist oft zeitintensiv. Hier setzen KI-basierte Empfehlungssysteme an, indem sie auf Basis der geforderten Produkteigenschaften im Ausschreibungstext passende Artikel vorschlagen. Dies vereinfacht die Produktauswahl erheblich und trägt zur Reduzierung des Arbeitsaufwands bei.

Fazit

KI im Angebotswesen wird zum Hebel für mehr Wettbewerbsfähigkeit

Durch die Automatisierung von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben wird nicht nur die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht, sondern auch die Fehlerquote reduziert. Baustoffhersteller und -händler können somit Ressourcen effizienter nutzen und sich verstärkt auf strategische Aspekte der Angebotserstellung konzentrieren.

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